Участие в выставке

Профильная выставка - хороший инструмент поддерживать профессиональные связи, изучать конкурентов и новые технологии.

Для начала надо проанализировать несколько исходных данных:

• интересующий вас регион (география распространения товаров и услуг)
• крупнейшие профильные выставки в этом регионе
• календарный план выставок (даты)
• контакты организаторов выставок (сайты, телефоны, е-mail)
• место проведения (выставочные центры)

Для принятия решения в какой выставке стоит участвовать, надо зайти на сайт выставки и посмотреть ее регулярность, посещаемость и статус (региональная, международная и т.д.).

Крупные выставки обязательно ведут архив предыдущих выставок, выкладывают данные об участниках, фотоматериалы и пресс-релизы.

Выбрав выставку, необходимо запросить у организаторов бланк заявки на участие в выставке и план выставки.

На плане выставке видно свободную и занятую выставочную площадь. Площадь может быть застроенная и не застроенная.

Застроенная площадь  предлагается в виде готовых модулей определенной конфигурации - стендов. Незастроенная площадь может быть использована под индивидуальную застройку или использоваться для размещения выставочных экспонатов: мебели, техники, оборудования.

В заявке на участие будет прописана стоимость участия: организационный взнос и стоимость выставочной площади за квадратный метр. За тип выставочного стенда идет дополнительная наценка. Так же ряд выставок не включает в стоимость стенда пользование электричеством и уборку стенда. 

Участники крупнейших выставок заполняют пакет заявок, где каждая заявка отражает определенную часть заказа организатору.

При формировании заказа вы должны выбрать размер выставочного модуля или площади, расположение на плане выставки, конфигурацию выставочного модуля, его размеры и этажность.

Сделав все заявки вы получите договор и счет. Обычно оплата идет в два этапа. Предварительный счет и доплата до 100%.

Специалист, ответственный за выставку должен прибыть на выставку до ее открытия с доверенностью от предприятия, зарегистрироваться  на стенде организатора, получить организационный пакет и бейджи для прохода на выставку.

Как правило, количество бейджей ограничено. На разных выставках число бейджей варьируется и чаще всего зависит от размеров заказанной площади. Иногда выставки дают участникам пригласительные для партнеров, по которым можно бесплатно однократно пройти на выставку.

Первые два дня выставка открыта только для профессиональных посетителей, в 3-4 день выставка открывается для студентов и частных посетителей.