Почта на домене

Эту статью я хочу посвятить даже не столько техническому, сколько идеологическому вопросу: «Делать или не делать корпоративную почту?».

Электронная почта за последнее десятилетие стала неотъемлемой частью нашей личной жизни и работы. Как и всё в электронном мире, почта развивается и совершенствуется. Обычному пользователю, который отправляет письмо на корпоративную почту, всё равно, где находится эта почта и способ, которым она заведена. Для продвинутого пользователя наличие корпоративного ящика с привязкой к домену — признак более серьезного отношения к вопросу со стороны компании. Раньше вопрос создания корпоративной почты решался традиционно. К платному домену прикреплялись доменные ящики, которые создавались тут же в панели управления доменом. Почта из ящика либо скачивалась в почтовый клиент, либо оставалась в ящике, тем самым уменьшая свободное место на хостинге. В первом случае невозможно было что-то восстановить, если случайно стер, во втором — постоянно приходилось либо удалять часть писем, либо докупать хостинг. А хостинг в те времена стоил недешево. Онлайн-версия ящика, прикрепленного к домену, была неудобна. Хостер ограничивал количество возможных ящиков согласно выбранному тарифу. Т. е. как таковую корпоративную почтовую сеть с более чем 10 адресатами было построить сложно, необходимо было иметь платный хостинг достаточного размера.

Несколько лет назад Яндекс решил эту проблему кардинально и запустил возможность использовать ресурсы Яндекса и прикреплять домен к сервису. В 2023 году возможность бесплатно использовать корпоративную почту значительно сократилась. Теперь бесплатно можно создавать только 2 электронных адреса, и в целях экономии часть бизнеса вернулась к бесплатной почте. В октябре 2023 года вышел закон об ограничении использования почты, зарегистрированной на иностранных ресурсах, для использования при регистрации на некоторых сайтах в РФ.

За годы люди привыкли пользоваться бесплатными ящиками на различных порталах и не горят желанием пользоваться корпоративной почтой. Мне часто приходится долго уговаривать клиента завести корпоративную почту, а не пользоваться своей личной, которую все клиенты уже знают и ей много лет. Сейчас есть способ создать доменную почту на уже поплаченном хостинге с минимальными временными затратами. Я выступаю всё же за создание корпоративной почты.

Мои аргументы:

1. Стратегический

Чаще всего про корпоративную почту я рассказываю руководителям небольших предприятий, которые достигли определенного уровня развития бизнеса и готовы привлекать в бизнес наемную рабочую силу. Когда бизнес поддерживал связь с внешним миром из одного почтового контакта, было не важно, как выглядит почта. Бизнес строился на личных контактах и был частью личной жизни.

При развитии бизнеса увеличивается количество привлеченных специалистов, которые общаются с клиентами, приобретающими товары или услуги. Общаться всем специалистам с одного почтового адреса нерационально, так как растет не только объем писем, но и формируется специализация по отделам, службам и тематике почты. Невозможно отследить персональную отвественность. Не формируется стратегия доступа к информации согласно уровню компетенций и позиции в структуре компании. Изменить один длительно существующий адрес реально. Для этого необходимо зарегистрировать корпоративную, выставить на странице контактов компании новые электронные адреса и создать фильтры, сортирующие почту. Со временем вся система сама стабилизируется, и нужные письма будут приходить нужным людям. Когда бизнес расширится, будут требоваться все новые персонализированные ящики для сотрудников.

2. Имидж

Компания, которая достаточно серьезно относится к своему бизнесу, серьезно относится и к своему «внешнему виду»: корпоративной символике, цветам и стилю. В большинстве случаев контакты становятся неотъемлемой частью рекламы. Корпоративный электронный ящик помогает рекламировать доменное имя сайта и вызывает доверие у клиентов.

3.  Социальная жизнь компании и домена

Некоторые веб-сервисы принципиально не разрешают регистрацию компании с использованием бесплатного электронного ящика. Например, почтовые порталы для рассылок.
Когда вы начинаете свой бизнес, вы вряд ли думаете о том, что когда-то этот адрес может стать адресом солидной компании. И в итоге адрес vase4ka или koteno4ek станет поводом для критики не только со стороны клиентов, но и поводом поиздеваться над компанией для ваших же сотрудников.

4.  Безопасность

Это один из главных факторов, почему я предлагаю пользоваться корпоративной почтой. Многие мои друзья пострадали от недобросовестных менеджеров, которые не только переписывались с клиентами, перенаправляя заказы в другие компании, но и полностью «сливали» клиентскую базу компании перед уходом в другую компанию или открытием собственного бизнеса. Я несколько раз в жизни сталкивалась с ситуацией, когда использование личной почты приводило коллег к неприятностям.

Приведу пару примеров.

Менеджер по продажам продает услуги предприятия через личную почту. Помимо того, что с его уходом исчезает вся коммерческая переписка, исчезают все контакты корпоративных и частных клиентов. Перед уходом менеджер делает тираж полиграфии для клиентов. В обратных контактах указывает свой личный ящик.

Последствий такого поступка несколько.

Первый. Предприятие, которое надеялось на порядочность менеджера, раздает полиграфию клиентам и обнаруживает личный ящик в контактах спустя значительный период времени.

Как решать такие вопросы. Превентивно. Доказать, что менеджер сделал это специально, сложно. Вмените ему в обязанности подписывать все макеты перед печатью у директора или его доверенного лица. Обращайте внимание, что подписываете.

Второй. Менеджер начинает спустя некоторое время обращаться к вам как посредник. Ваша раздача полиграфии с его контактами сработала! Естественно, что он требует процент с заказа.

Ваши действия. Не накаляйте ситуацию. Вы виноваты сами, не проверили, что сделал менеджер, и взяли на работу не того человека. Стройте конструктивные отношения. Клиенты не виноваты, что менеджер непорядочен. Если это единственный вариант у клиента заказать у вас услуги — дайте ему эту возможность. В следующий раз он закажет уже у вас. Уже не важно, кому платить процент от заказа. Но этот процент должен быть на общих основаниях. Так вы защищаете себя и не даете экс-сотруднику использовать повышенный процент в игре на демпинг против ваших цен. Не пытайтесь по итогу сделки не выплатить процент. Ваша репутация того не стоит.

Если нет бюджета и только бесплатный вариант.

Корпоративная почта на бесплатном сервисе без домена — один из способов избежать расходов при отсутствии достаточного бюджета. Это грустно выглядит на фоне наличия неплохого сайта с собственным доменом и крутого имиджа. Корпоративная почта с адресом yandex.ru или mail.ru после @ многое говорит о вашей компании, в том числе и о времени создании почты и даже возрасте владельца. Если на странице «Контакты» стоит несколько адресов, сложнее следить за корпоративными правилами и коммерческой безопасностью.

Если у вас нет другого варианта, я хотела бы порекомендовать вам несколько моментов, которые сделают ваш ящик более «корпоративным» и позволят избежать в дальнейшем ряда неприятностей...

1. Имя ящика. В идеале это название компании и сокращенно отдел. Заводите все ящики сами и обязательно защищайте его корпоративным телефоном, дополнительной почтой и кодовым словом. Если вы привяжете его к номеру сотрудника, вы рискуете его потерять. Уволится человек, который его завел, и будет дальше пользоваться вашей коммерческой информацией. Принимайте его у увольняющегося сотрудника и меняйте пароль. Если сотрудник увольняется и не отдает ящик, сменив пароль, восстанавливайте доступ сразу.

2. Прочитайте вслух название, что бы оно было гармоничным и не было смешным. kot@ya.ru

3. Сделайте в ящике вместо фото пользователя - логотип компании. Это будет сигнализировать получателю письма, что письмо пришло от компании.

4. Сделайте грамотную подпись в шаблон ответа. Укажите все контакты, адреса, соцсети и телефоны. Следите за актуальностью подписи.