Почта на домене

Эту статью я хочу посвятить даже не  столько техническому, сколько идеологическому вопросу: "Делать или не делать корпоративную почту"

Электронная почта за последнее десятилетие стала неотъемлемой частью нашей личной жизни и работы. Как и все в электронном мире, почта развивается и совершенствуется. Обычному пользователю, который отправляет письмо на корпоративную почту, все равно где находится эта почта и способ, которым она заведена. Для продвинутого  пользователя, наличие корпоративного ящика с привязкой к домену, признак более серьезного отношения к вопросу со стороны компании. Раньше  вопрос создания корпоративной почты решался традиционно. К платному домену прикреплялись доменные ящики, которые создавались тут же в панели управления доменом. Почта из ящика либо скачивалась в почтовый клиент, либо оставалась в ящике, тем самым уменьшая свободное место на хостинге. В первом случае невозможно было что-то восстановить если случайно стер, во втором - постоянно приходилось либо удалять часть писем, либо докупать хостинг. А хостинг в те времена стоил не дешево. Онлайн версия ящика, прикрепленного к домену была неудобна. Хостер ограничивал количество возможных ящиков, согласно выбранному тарифу. Т.е. как таковую корпоративную почтовую сеть с более чем 10 адресатами было построить сложно, необходимо было иметь платный хостинг достаточного размера.

Несколько лет назад Яндекс решил эту проблему кардинально и запустил возможность использовать ресурсы Яндекса и прикреплять домен к сервису. В 2023 году возможность бесплатно использовать корпоративную почту значительно сократилась. Теперь бесплатно можно моздавать только 2 электронных адреса и в целях экономии часть бизнеса вернулась к бесплатной почте. В октябре 2023 года вышел закон об ограничении использования почты, зарегистрированной на иностранных ресурсов для использования при регистрации на некоторых сайтах в РФ.

За годы люди привыкли пользоваться бесплатными ящиками на различных порталах и не горят желанием пользоваться корпоративной почтой. Мне часто приходится долго уговаривать клиента завести корпоративную почту, а не пользоваться своей личной, которую все клиенты уже знают и ей много лет. Я выступаю все же за создание корпоративной почты. Мои аргументы:

1. Стратегический

Чаще всего про корпоративную почту я рассказываю руководителям  небольших предприятий, которые достигли определенного уровня развития бизнеса и готовы привлекать в бизнес наемную рабочую силу. Когда бизнес поддерживал связь с внешним миром из одного почтового контакта, было не важно как выглядит почта. Бизнес  строился на личных контактах и был частью личной жизни.

При развитии бизнеса увеличивается количество привлеченных специалистов, которые  общаются с клиентами, приобретающими товары или услуги. Общаться всем специалистам с одного почтового адреса нерационально, так как растет не только объем писем, но и формируется специализация по отделам, службам и тематике почты. Невозможно отследить персональную отвественность. Не формируется стратегия доступа к информации согласно уровню компетенций и позиции в структуре компании. Изменить один длительно существующий адрес - реально. Для этого необходимо  зарегистрировать корпоративную почту на Яндексе, выставить на странице контактов компании новые электронные адреса и создать фильтры, сортирующие почту. Со всременем вся система сама нстабилизируется и нужные письма будут прходить нужным людям. Когда бизнес расширится будут требоваться все новые  персонализированные ящики для сотрудников.

2. Имидж

Компания, которая достаточно серьезно относится к своему бизнесу, серьезно  относится и к своему "внешнему виду": корпоративной символике, цветам и стилю. В большинстве случаев контакты становятся неотъемлемой частью рекламы.  Корпоративный электронный ящик помогает рекламировать доменное имя сайта и вызывает  доверие у клиентов.

3.  Социальная жизнь компании и домена

Некоторые веб-сервисы принципиально не разрешают регистрацию компании с использованием бесплатного электронного ящика.  Когда вы начинаете свой бизнес, вы вряд ли думаете о том, что когда-то этот адрес может стать адресом солидной компании.  И в итоге адрес vase4ka или koteno4ek станет поводом для критики не только со стороны клиентов, но и поводом поиздеваться над компанией для ваших же сотрудников.

4.  Безопасность

Это один из главных факторов, почему я предлагаю пользоваться корпоративной почтой. Многие мои друзья пострадали от недобросовестных менеджеров, которые не только переписывались с клиентами, перенаправляя заказы в другие компании, но и полностью "сливали"  клиентскую базу компании перед уходом в другую компанию или открытием собственного бизнеса. Я несколько раз в жизни сталкивалась с ситуацией, когда использование личной почты приводило коллег к неприятностям. 

Приведу пару примеров.

Менеджер по продажам продает услуги предприятия через личную почту. Помимо того, что с его уходом исчезает вся коммерческая переписка, исчезают все контакты корпоративных и частных клиентов. Перед уходом менеджер делает тираж полиграфии для клиентов. В обратных контактах указывает свой личный ящик.

Последствий такого поступка несколько.

Первый. Предприятие, которое надеялось на порядочность менеджера, раздает полиграфию клиентам и обнаруживает личный ящик в контактах спустя значительный период времени.

Как решать такие вопросы.  Превентивно. Доказать, что менеджер сделал это специально - сложно. Вмените ему в обязанности подписывать все макеты перед печатью у директора или его доверенного лица. Обращайте внимание, что подписываете.

Второй. Менеджер начинает спустя некоторое время обращаться к вам как посредник. Ваша раздача полиграфии с его контактами - сработала! Естественно, что он  требует процент с заказа.
Ваши действия. Не накаляйте ситуацию. Вы виноваты сами, не проверили что сделал менеджер и взяли на работу не того человека. Стройте конструктивные отношения. Клиенты не виноваты, что менеджер непорядочен. Если это единственный вариант у клиента заказать у вас услуги - дайте ему эту возможность. В следующий раз он закажет уже у вас. Уже не важно кому платить процент от заказа. Но этот процент должен быть на общих основаниях. Так вы защищаете себя и не даете экс-сотруднику использовать повышенный процент в игре на демпинг против ваших цен. Не пытайтесь по итогу сделки не выплатить процент. Ваша репутация того не стоит.

Если нет бюджета и только бесплатный вариант.

Корпоративная почта на бесплатном сервисе без домена - один из способов избежать расходов при отсутствии достаточного бюджета. Это грустно выглядит на фоне наличия неплохого сайта с собственным доменом и крутого имиджа. Корпоративная почта с адресом yandex.ru или mail.ru после @ многое говорит  о вашей компании, в  том числе и о времени создании почты и даже возрасте владельца. Если на странице "Контакты" стоит несколько адресов сложнее следить за корпоративными правилами и коммерческой безопасностью.

Если у вас нет другого варианта я хотела бы порекомендовать вам несколько моментов, которые сделают ваш ящик более "корпоративным" и позволят избежать в дальнейшем ряда неприятностей...

1. Имя ящика. В идеале это название компании и сокращенно отдел. Заводите все ящики сами и обязательно защищайте его корпоративным телефоном, дополнительной почтой и кодовым словом. Если вы привяжите его к номеру сотрудника - вы рискуете его потерять. Уволится человек, который его завел и будет дальше пользоваться вашей коммерческой информацией. Принимайте его у увольняющегося сотрудника и меняйте пароль. Если сотрудник увольняется и не отдает ящик сменив пароль - восстанавливайте доступ сразу. 

2. Прочитайте вслух название, что бы оно было гармоничным и не было смешным. kot@ya.ru

3. Сделайте в ящике вместо фото пользователя - логотип компании. Это будет сигнализировать получателю письма, что письмо пришло от компании.

4. Сделайте грамотную подпись в шаблон ответа. Укажите все контакты, адреса, соцсети и телефоны. Следите за актуальностью подписи.