Рассылка в The Bat!

Для рассылки необходимо собрать клиентскую базу, сделать шаблон письма и запустить процесс.

В свое время я много раз искала, как это сделать, но пришлось учиться опытным путем.

Этап I. Сбор клиентской базы.

Сбор клиентской базы для электронной рассылки целесообразно делать в адресной книге The Bat!

Для каждого ящика надо лучше делать отдельную адресную книгу. Заходим в программу и выбираем меню:

Создаем новую адресную книгу.

Добавляем в адресную книгу новую группу контактов.

Необходимо заранее продумать логику книги и рассылки.

Предположим, что создаем группу clients.

Называем группу. Это понадобится при запуске процесса.

Начинаем добавлять в группу контакты:

Ручной способ

Полуавтоматический способ:

Открываем письмо от клиента.

Нажимаем правой кнопкой мыши (вызов контекстного меню), выбираем "Добавить в адресную книгу". Дальше все по ручному алгоритму.

При заполнении контакта следует обратить внимание на следующие моменты:

• "Отображать как" и "Показывать имя как".
  Если вы забьете ФИО все в одну верхнюю строку "Имя" результат при отправке будет забавным. Допустим, в шаблоне вы поставите переменные Имя и Отчество. При отправке такого контакта в письме будет не "Добрый день, Иван Иванович!", а "Добрый день, Иванов Иван Иванович!"
• Если вы готовы обращаться к клиенту по имени (европейский вариант) - поля надо заполнить так, как предложено. Если к клиенту вы будете обращаться по имени и отчеству - поставьте имя и отчество в поле "Имя"
• Один и тот же контакт может входить в несколько групп. Справа от группы вызываете дополнительное меню и выбираете галочками нужные группы.
• Легче собирать контакты сразу после получения письма, чем потом сидеть и собирать их по всему ящику.

Есть еще несколько классных автоматических способов быстро собрать группу. Осваивайте!

Этап II. Создание шаблона.

Что бы создать шаблон, надо  выйти в шаблоны:

Открываем "Быстрые шаблоны" и нажимаем на синюю кнопку по центру "Создать новый шаблон"

В новом шаблоне необходимо первоначально заполнить три блока:

Блок 1: смысловое название шаблона и его псевдоним. Это название будет выводится в списке шаблонов.

Блок 2: ставим галочки для всех позиций если этот шаблон будет использован для массовой рассылки, как ответ на запрос клиента, как новое письмо и как пересылаемое письмо.

Блок 3: Горячие клавиши. Базовое состояние - горячие клавиши не заданы. Тут я поставила горячую клавишу, зажав одновременно левую клавишу Ctrl и 1. В идеале горячие клавиши для этих действий должны быть разными: Ctrl и 1, Ctrl и 2, Ctrl и 3. Клавишами можно будет быстро вызывать нужный шаблон.

Перед началом создания тела письма необходимо изменить формат шаблона. По умолчанию стоит "Простой текст"
Формат → HTML.

Теперь необходимо внесли некоторую техническую информацию в шаблон:

Таким же образом надо вставить:

• Макросы → Текст → %SUBJ (Тема настоящего сообщения)
• Макросы → Текст →%RCPTCONFIRM (запросить подтверждение доставки)
• Макросы → Текст →%READCONFIRM (запросить подтверждение прочтения)

Оформляем тему сообщения.

К  %SUBJ нужно добавить несколько элементов для того, что бы это все сработало. Выглядит это так:

%SUBJ=”Тема сообщения„

Если в теме сообщения есть название - необходимо оформить его в полиграфические кавычки, иначе после второй кавычки тема сообщения будет отрезана.

%SUBJ=”Тема сообщения„
Получим тему: Тема сообщения

%SUBJ=”Новый препарат ”Пофигисиус„ - прорыв в неофармацевтике!„
Получим тему: Новый препарат ”Пофигисиус

%SUBJ=”Новый препарат «Пофигисиус» - прорыв в неофармацевтике!„
Получим тему: Новый препарат «Пофигисиус» - прорыв в неофармацевтике!

Как поставить «полиграфические» кавычки?

»  Alt+0187
«  Alt+0171

 Оформление письма

Если вам надо вставить в шаблон ссылки, картинки, прикрепить файлы - воспользуйтесь панелью. Для прикрепления файлов - воспользуйтесь макросами. Там вы можете изменить цвет и  размер шрифта, маркированные списки и прочее.

Этап III. Запуск рассылки

Проверяем готовность шаблона. После редакции мы его сохранили и он доступен во вкладке шаблоны. Вызвать шаблон можно набрав горячие клавиши или через вкладку:

Открывается новое письмо по шаблону.

1. Вызываем адресную книгу
2. Выбираем нужную адресную книгу
3. Выбираем нужного клиента
4. Перемещаем его стрелкой в правое поле
5. Нажимаем ОК
6. Он появляется в адресной строке
7. Имя появляется там, где мы заложили это макросом и позицией %TOFNAME

Письмо готово к отправке. Но это долгий путь. Круче работает массовая рассылка!