Работа с входящей информацией

Менеджер по рекламе в день получает массу нужной и ненужной информации. Что бы нужная информация не терялась, следует выполнять несколько простых действий:

1. Заносить всю важную информацию в органайзер.

Это может быть датированный ежедневник, электронная напоминалка на экране или органайзер в телефоне. Поскольку я точно знаю, что я кинестетик и запомню только если вручную запишу, я пользуюсь ежедневником и обязательно датированным.

Покупая новый ежедневник я трачу как минимум один день на внесение информации по датам на год вперед:

даты начала профильных выставок
дни рождения партнеров, дизайнеров, компаний
городские праздники
даты событий (фестивалей и пр) анонсированных партерами

2. Разбирать почту

Онлайн версия электронного ящика удобна быстрым доступом с помощью любого гаджета. Но чаще всего люди ленятся делать правила сортировки и вся почта сваливается сплошным потоком. Найти что-то в этом потоке можно только через поиск или помня адрес.

Для сортировки рабочей почты я использую почтовый клиент, в котором настраиваю сортировку для каждого нового контакта. В результате я могу найти за несколько секунд любое письмо. Сортировка должна быть настроена не только на сортировку входящей почты, но и исходящей. Принцип сортировки должен быть блочный, когда в крупных блоках информации, например КЛИЕНТЫ, вкладываются более мелкие блоки. При большой клиентской базе есть смысл разбивать информацию до трех-четырех уровней вложенности, например:

КЛИЕНТЫ СЕВАСТОПОЛЬ

фестивали

организаторы семинаров

институты

КЛИЕНТ СИМФЕРОПОЛЬ

КЛИЕНТ КЕРЧЬ

Для сортировки личной почты в онлайн версии так же есть возможность настроить сортировку.

3. Записывайте осмысленные контакты в телефон

Клиенты имеют свойство носить одинаковые имена. Чтобы помнить что это за клиент, особенно если он представился только по имени, я ставлю второе определяющее смысловое слово: имя организации, тип заказа или что-то, что служит якорем.

Когда клиент звонит в следующий раз (даже если в первый раз это был запрос и заказ не состоялся) я вижу не только как его зовут, но и с помощью смыслового слова понимаю, о чем будет идти речь.