Как обязать использовать только корпоративную почту

На написание этого топика меня спровоцировал поисковый запрос к этому сайту "Как обязать использовать только корпоративную почту". Я несколько раз в жизни сталкивалась с ситуацией, когда использование личной почты приводило коллег к неприятностям. Попробую систематизировать проблемы и пути выхода. Возможно это кому-то поможет.

Приведу самый "свежий" случай. Менеджер по продажам продает услуги предприятия через личную почту. Помимо того, что с его уходом исчезает вся коммерческая переписка, исчезают все контакты корпоративных и частных клиентов. Перед уходом менеджер делает тираж полиграфии для клиентов. В обратных контактах указывает свой личный ящик.

Последствий такого поступка несколько.

Первый. Предприятие, которое надеялось на порядочность менеджера, раздает полиграфию клиентам и обнаруживает личный ящик в контактах спустя значительный период времени.

Как решать такие вопросы.  Превентивно. Доказать, что менеджер сделал это специально - сложно. Вмените ему в обязанности подписывать все макеты перед печатью у директора или его доверенного лица. Обращайте внимание, что подписываете.

Второй. Менеджер начинает спустя некоторое время обращаться к вам как посредник. Ваша раздача полиграфии с его контактами - сработала! Естественно, что он  требует процент с заказа.

Ваши действия. Не накаляйте ситуацию. Вы виноваты сами, не проверили что сделал менеджер и взяли на работу не того человека. Стройте конструктивные отношения. Клиенты не виноваты, что менеджер непорядочен. Если это единственный вариант у клиента заказать у вас услуги - дайте ему эту возможность. В следующий раз он закажет уже у вас. Уже не важно кому платить процент от заказа. Но этот процент должен быть на общих основаниях. Так вы защищаете себя и не даете экс-сотруднику использовать повышенный процент в игре на демпинг против ваших цен. Не пытайтесь по итогу сделки не выплатить процент. Ваша репутация того не стоит

Третий. Он заработал денег, но утратил кое-что более значимое - репутацию.

В небольших городах менеджеры определенной отрасли знают друг-друга. Тем более, что идут профильные выставки, все общаются, идет ротация персонала. Все видели эту полиграфию. ВСЕ ВСЁ ЗНАЮТ... Шансы на карьерный рост - минимальны. Никто не станет рисковать.

Менее свежий случай стал был более неприятным. Компания вкладывалась в профильные выставки, в рекламу, в персонал, а продажи не наступали. Клиенты приходили, но пообщавшись - исчезали. У руководства появилось две версии: все врут и ничего не делают или кто-то клиентам предлагает более дешевую альтернативу.

Стали проверять с кем общались клиенты.  Специалисту установили систему слежения на ПК. Выявили переписку с личного ящика и продажу клиентам предприятия собственных услуг по более низкой стоимости вследствие нелегальности предоставляемых услуг.

Что сделать, что бы не попасть в такую ситуацию:

Как правило, все личные ящики - бесплатная почта на поисковом сервисе. Поисковик закрывать на предприятии нецелесообразно. Но некоторые админы корпоративных сетей идут на определенные меры и закрывают максимально выход в бесплатные почтовые аккаунты и социальные сети. Открытие доступа происходит через личное разрешение директора. Делайте на этом акцент во время проведения собеседования. Объясните это корпоративными правилами и нормами безопасности. Впишите это в должностные инструкции.

Не хочу вас расстраивать, но это не поможет, если менеджер умный и не лояльный к компании. Запишет адрес на бумаге и отпишет письмо из дома.

Реальный выход один - будьте престижным работодателем и повышайте лояльность персонала к компании.