Корпоративная почта

Эту статью я хочу посвятить даже не  столько техническому, сколько идеологическому вопросу: "Делать или не делать корпоративную почту"

Электронная почта за последнее десятилетие стала неотъемлемой частью нашей личной жизни и работы. Как и все в электронном мире, почта развивается и совершенствуется. Растет объем получаемой почты и возникает необходимость в ее сортировке.

До недавнего времени  структурировать почту в он-лайн ящике было очень неудобно. Я перепробовала все. Сначала была электронная почта на Mail.Ru, потом электронная почта на  Rambler.  Последней появилась  электронная почта Yandex. Как-то на Новый год написала в Службу поддержки Яндекса свои "пять копеек":
"С Новым годом и Рождеством!
Очень хочется, что бы папки с письмами можно было так же сортировать или мышкой, или функцией "Переложить в папку". Т.е. делать существующие папки вложенными.
Сейчас, что бы пересортировать папки, придется переложить вручную несколько тысяч писем :((((
Список папок растет и в какой-то момент появляются общие признаки для папок. Когда начала пользоваться почтой, функции с вложенными папками не было и сложно было предугадать, что в этом будет необходимость.
Спасибо, что вы есть! :))))"

И я получила ответ!

"Здравствуйте! Рад сообщить, что Ваше предложение о возможности перемещать папки и делать их вложенными реализовано. Чтобы переместить папку, наведите на нее мышь, зажмите правую клавишу и "перетащите" на название нужной вам папки. Папка переместится вместе со всеми письмами, находящимися в ней. Это работает для всех папок, за исключением системных "Отправленные", "Удаленные", "Спам" и "Черновики".
Благодарим за сотрудничество!
--
С уважением, Антон Морозов
Служба поддержки Яндекса"
http://help.yandex.ru

Это облегчило мою жизнь. Но мне удобно использовать корпоративную почту подключенную к почтовому клиенту. Например, в The Bat!

Обычному пользователю, который отправляет письмо на корпоративную почту, все равно где находится эта почта и способ, которым она заведена. Для продвинутого  пользователя, наличие корпоративного ящика с привязкой к домену, признак более серьезного отношения к вопросу со стороны компании.

Раньше  вопрос создания корпоративной почты решался традиционно. К платному домену прикреплялись доменные ящики, которые создавались тут же в панели управления доменом. Например, в CPanel.

Почта из ящика либо скачивалась в почтовый клиент, либо оставалась в ящике, тем самым уменьшая свободное место на хостинге. В первом случае невозможно было что-то восстановить если случайно стер, во втором - постоянно приходилось либо удалять часть писем, либо докупать хостинг. А хостинг в те времена стоил не дешево.

Онлайн версия ящика, прикрепленного к домену была неудобна. Хостер ограничивал количество возможных ящиков, согласно выбранному тарифу. Т.е. как таковую корпоративную почтовую сеть с более чем 10 адресатами было построить сложно, необходимо было иметь платный хостинг достаточного размера.

Несколько лет назад Яндекс решил эту проблему кардинально. Не буду останавливаться на этом подробно.

Вопрос в другом. За годы люди привыкли пользоваться бесплатными ящиками на различных порталах и не горят желанием пользоваться корпоративной почтой. Мне часто приходится долго уговаривать клиента завести корпоративную почту, а не пользоваться своей личной, которую все клиенты уже знают и ей много лет.

Что бы каждый раз не пересказывать все заново, решила выложить все аргументы тут:

1. Стратегический

Чаще всего про корпоративную почту я рассказываю руководителям  небольших предприятий, которые достигли определенного уровня развития бизнеса и готовы привлекать в бизнес наемную рабочую силу.

Когда бизнес поддерживал связь с внешним миром из одного почтового контакта, было не важно как выглядит почта. Бизнес  строился на личных контактах и был частью личной жизни.

При развитии бизнеса увеличивается количество привлеченных специалистов, которые  общаются с клиентами, приобретающими товары или услуги. Общаться всем специалистам с одного почтового адреса нерационально, так как растет не только объем писем, но и формируется специализация по отделам, службам и тематике почты.

Изменить один длительно существующий адрес - реально. Для этого необходимо сделать следующие действия:

• зарегистрировать корпоративную почту на Яндексе;
• выставить на странице контактов компании новые электронные адреса;
• вручную пересылать письма, попавшие в личный ящик, на ящики специалистов

Когда бизнес расширится будут требоваться все новые  персонализированные ящики для сотрудников. Время для изменений связей компании с внешнем миром будет безвозвратно упущено.

2. Имидж

Компания, которая достаточно серьезно относится к своему бизнесу, серьезно  относится и к своему "внешнему виду": корпоративной символике, цветам и стилю.

В большинстве случаев контакты становятся неотъемлемой частью рекламы.  Корпоративный электронный ящик помогает рекламировать доменное имя сайта и вызывает  доверие у клиентов.

3.  Социальная жизнь компании и домена

Некоторые веб-сервисы принципиально не разрешают регистрацию компании с использованием бесплатного электронного ящика.

Такое требование, например, выдвигает  LinkedIn: "В вашу учётную запись LinkedIn добавлен подтверждённый электронный адрес на домене компании (например, alexander@kompanija.ru)."

Когда вы начинаете свой бизнес, вы вряд ли думаете о том, что когда-то этот адрес может стать адресом солидной компании.  И в итоге адрес vase4ka или koteno4ek станет поводом для критики не только со стороны клиентов, но и поводом поиздеваться над компанией для ваших же сотрудников.

4.  Безопасность

Это один из главных факторов, почему я предлагаю пользоваться корпоративной почтой. Многие мои друзья пострадали от недобросовестных менеджеров, которые не только переписывались с клиентами, перенаправляя заказы в другие компании, но и полностью "сливали"  клиентскую базу компании перед уходом в другую компанию или открытием собственного бизнеса.

Как создать корпоративную систему безопасности почты:

• У каждого специалиста, независимо от того работает он в офисе или удаленно, должен быть отдельный корпоративный адрес. Он может быть заведен в установленный почтовый клиент и передан менеджеру без пароля. Либо создан доступ в онлайн версию ящика с выдачей пароля.
• Если у вас очень рискованный инфобизнес или высокая степень паранойи: вся поступающая почта должна обязательно дублироваться на ящик владельца или доверенное лицо, которое просматривает всю переписку.
• Стоит обязать менеджера при ответе ставить в скрытую копию владельца или выше стоящего по должности. Если несколько раз пришли заявки и ни разу не пришла копия ответа, стоит проверить почтовый ящик менеджера.
• Запретить персоналу использовать личную почту для размещения на визитках, в рекламе, в социальных сетях и для контактов с клиентами.