Целесообразность

Этот топик я написала в 2007 году. Ничего не изменилось :)))
Возможно, вам в статье попадется неизвестное слово факс. Это что-то вроде электронки через телефон. Было такое :))))

Сначала мне хотелось написать этот топик только о телефоне, но сегодня я поняла, что современное общение не ограничивается голосовыми устройствами связи и обязательно стоит включить мессенджеры и социальные сети.

Почему я посчитала, что все это важно? Я хорошо помню, как начиналось мое телефонное общение. Я не имею ввиду друзей и родственников. Здесь - только о работе.

Начну с того, что целесообразно делать.
Умение разговаривать по телефону стало первой ступенькой в моей карьере. С первым моим директором я не очень ладила до тех пор, пока меня не оставили подежурить на телефоне. С тех пор я вывела для себя ряд правил, которые существенно облегчают жизнь:

1. Зачем ходить, если можно позвонить?
Вот попросили найти конверты под печать логотипа фирмы. Можно конечно прогуляться на почту, по магазинам - посмотреть. Потом поговорить с директором. Потом получить счет. Потом поехать за конвертами с налоговым свидетельством и доверенностью. Потом подождать (это в идеале) пока сделают накладные и налоговые. Или приехать еще раз.
На самом деле можно обойтись тремя звонками и одной поездкой. Получить 100% результат и не тратить время и силы.
- первый звонок: выяснить наличие, формат, стоимость, форму оплаты, время работы, е-mail или номер факса
- второй звонок: запросить счет по е-mail или факсу
- третий звонок: подтвердить получение магазином денег, отправить доверенность и налоговое свидетельство факсом, попросить оформить ВСЕ документы, уточнить время получения.

Вот так я стараюсь договориться со всеми и все свои поездки свести в одну. Иначе, вместо работы, я бы весь день ездила по городу.

2. Если голова очень занята, а звонков много - держи перед глазами листик с текстом кому звонишь и по какому номеру.
Под конец рабочего дня голова так "опухает", что набрав номер не можешь иногда сообразить куда звонишь и что хочешь. Мне не раз приходилось отвечать на вопрос звонившего "А куда я звоню?"
Особенно это сложно, если собеседника сложно зовут. Можно ошибиться и будет очень неудобно.

3. Перед тем как набрать телефон произнеси мысленно все, что собираешься сказать в первые 10 секунд.
Особенно это актуально, когда звонок по многоканальному телефону и надо четко представиться, назвать отдел, должность имя и фамилию сотрудника, с которым хотели бы пообщаться.

4. Перед тем как набрать телефон ПОДУМАЙ, не нарушаешь ли ты субординацию.
Если есть номер (особенно прямой мобильный или домашний) руководителя фирмы-партнера или делового партнера - не стоит звонить ему без предварительного согласования с Вашим руководителем. Я честно избегаю общаться с руководителями других предприятий (если это не мои поставщики услуг). Они часто забывают, что я не их подчиненный и очень хочется им напомнить это. Вряд ли это принесет пользу компании.

5. Если просишь перезвонить, отправить факс или написать по электронке - ПОМНИ свои номера и электронный адрес наизусть. Не можешь - прилепи к монитору.
По трем причинам:
- у собеседника нет ощущения, что он разговаривает со временным сотрудником
- не отвлекаешь своих коллег, выясняя номера
- не раздражаешь своих коллег, постоянно задавая один и тот же вопрос

6. Представляйся первая. Не напрягай вербальные способности секретарей и диспетчеров.

7. Записывай сразу, как зовут собеседника.